Top 5 Điều cần lưu ý khi chuẩn bị khai trương văn phòng mới
Khai trương văn phòng mới là sự kiện đánh dấu cột mốc thời gian vô cùng quan trọng, khởi đầu chính thức đi vào hoạt động của một công ty, nhằm truyền thông nội bộ, PR doanh nghiệp thể hiện sự phát triển của chính công ty đó. Để có thể khai trương thành công tốt đẹp, doanh nghiệp cần lưu ý những điều gì khi khai trương văn phòng mới?
1. Chuẩn bị đầy đủ trước khi chuyển văn phòng cũ sang khai trương văn phòng mới
Để chuyển văn phòng cũ sang văn phòng mới doanh nghiệp cần lựa chọn thời gian hợp lý vào ngày cuối tuần hoặc các tháng ít giao dịch nhất ít ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.
Thời gian khai trương văn phòng diễn ra suôn sẻ là ngày đẹp trời và không có mưa rào gió lốc, doanh nghiệp nên xem ngày giờ phong thủy, tình hình dự báo thời tiết trên các trang đài mạng báo chí.
Kinh nghiệm, đừng để nước đến chân mới nhảy trước khi chuyển địa điểm doanh nghiệp cần lên danh sách cụ thể về việc chuyển đồ đạc cần chuyển, số lượng nhân viên, những giấy tờ công văn quan trọng, line điện thoại, card visit , yêu cầu nhiên viên đóng gói và niêm phong kỹ càng.
Thực hiện thủ tục khai trương văn phòng, thay đổi địa chỉ trên giấy tờ và thông báo đến khách hàng về việc thay đổi địa chỉ qua website, zalo, fanpage … hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan đến địa chỉ công ty. Cuối cùng, yêu cầu nhân viên đóng gói đồ đạc của mình và tiến hành dọn vệ sinh văn phòng cũ trước khi chuyển sang địa điểm mới.
Xác định giờ khai trương
Xem thêm:Khai trương văn phòng
2. Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết khai trương văn phòng mới
Để giảm tải gánh nặng khi khai trương văn phòng, doanh nghiệp cần thực hiện kế hoạch phân bổ công việc đến người chịu trách cấp dưới hoặc người phụ trách rõ ràng và chi tiết. Cần một người giám sát tổng thể, chịu trách nhiệm làm việc với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề phát sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời.
Cần phân công 2 người giám sát ở hai đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Một người áp tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch kịp thời.
Lên kế hoạch cụ thể
Xem thêm: Chuẩn bị khai trương cửa hàng
3. Cúng lễ khai trương văn phòng mới
Hình thức cúng lễ vô cùng quan trọng, việc cúng lễ được xem là lễ ra mắt thổ địa thần thánh, cầu cho mọi việc suôn sẻ và thuận lợi, vì vậy trước khi khai trương cần xem ngày tốt, giờ tốt hợp theo tuổi của chủ doanh nghiệp.
Tùy theo mô hình doanh nghiệp mà bạn chuẩn bị mâm cỗ có thể mâm cỗ cúng đơn giản không quá cầu kỳ, tuy nhiên phải đầy đủ các hình thức như: Hoa, trái cây, hương nến, vàng mã, bánh kẹo, trầu cau, thuốc, rượu và một số món ăn như xôi nếp, gà luộc, lợn quay, chè, v…v…
4. Trang trí văn phòng khai trương
Văn phòng là bộ mặt đại diện của công ty. Vì vậy, việc trang trí văn phòng trong ngày khai trương làm sao cho ấn tượng và đẹp để thu hút ánh nhìn người tham dự buổi lễ, các nhà đầu tư, đối tác vô cùng quan trọng.
Một trong những cách giới thiệu sản phẩm và quảng bá hình ảnh công ty đến với khách hàng đó là cách trang trí văn phòng vào ngày khai trương văn phòng, việc trang trí cần phải phù hợp với chủ đề, hình thức loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, phải thể hiện được thông điệp cần truyền tải mà công ty đã lên ý tưởng trước đó.
Việc trang trí văn phòng không cần quá cầu kỳ có thể đơn giản với: cây cảnh, bong bóng, hoa, khăn trải bàn, dây ruy băng, banner, backdrop….
Trang trí văn phòng khai trương
5. Nhân sự và trang thiết bị khai trương văn phòng
Để tổ chức sự kiện thành công việc kế tiếp là lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cần giám sát chặt chẽ và phân bổ nhân sự hợp lý, mỗi khâu điều có một lượng nhân sự và vai trò riêng như: PG, lễ tân, MC, điều phối sự kiện…..
Trong đó MC và PG là vai trò quan trọng trong suốt buổi khai trương,… MC là người dẫn chương trình điều phối và dẫn dắt các động trên sân khấu và PG sẽ hỗ trợ đón khách, phục vụ cho các nhà đầu tư, khách mời, chuẩn bị cho lễ cắt băng khánh thành.
Hãy luôn đảm bảo rằng khách mời có được trải nghiệm tốt nhất trong ngày khai trương văn phòng. Điều đó thể hiện qua sự tổ chức hậu cần phía sau để xử lý những tình huống ngoài ý muốn.
Một sự kiện chuyên nghiệp hoàng tráng và trọn vẹn thể hiện qua khâu chuẩn bị cơ sở vật chất và trang thiết bị như: Thiết bị âm thanh, ánh sáng; Bàn ghế sự kiện dành cho khách mời, nhà đầu tư,…Thể hiện được thông điệp cần truyền tải thương hiệu đến với khách mời qua: Phông bạt, poster, banner, logo thương hiệu,…
Để sự kiện thêm phần ấn tượng và hấp dẫn, doanh nghiệp có thể sử dụng Mascot hoặc các tiết mục múa lân tạo bầu không khí sôi động, vui vẻ trong ngày khai trương, mang đến ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo điểm nhấn bằng cách tạo bầu không khí sôi động, ấn tượng và hấp dẫn sử dụng linh vật hoặc các tiết mục múa lân để mang thêm ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự.
Chuẩn bị nhân sự
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu đặt tiệc khai trương văn phòng, đừng bỏ qua menu vô cùng phong phú của Trái Cây Vuông Tròn. Với những loại trái cây tươi mới ngon miệng được vận chuyển và sử dụng trong ngày, các loại bánh ngọt, bánh mặn thơm ngon hấp dẫn, hứa hẹn sẽ làm hài lòng thực khách.
Thực hiện: Travelhome.vn
Bình luận